Wijziging ID controle

Wijziging ID controle

Enige tijd geleden schreef ik een blog over de drie P’s, de drie plichten op het gebied van identificatie van een werknemer: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht. Omdat er in de kleine lettertjes van het handboek Loonheffingen iets is aangepast op dit gebied, wat gevolgen heeft voor werkgevers en het PersonPlus inschrijfformulier, schrijf ik opnieuw een blog over dit onderwerp.

Maar eerst even een herhaling, wat waren de drie plichten?

Verificatieplicht

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst moet je als werkgever de identiteit van de werknemer vaststellen en nagaan of je nieuwe werknemer in Nederland mag werken.

Hiervoor heeft de arbeidsinspectie een handige tool ontwikkeld, die terug te vinden is op hun website.

In ons inschrijfformulier vragen wij ook of je de identiteit van de werknemer hebt vastgesteld, dat is dus ter controle van bovenstaande.

Bewaarplicht

Daarna komt de bewaarplicht, de wet schrijft voor dat je een kopie van een geldig ID-bewijs moet bewaren bij de salarisadministratie. Deze P neemt PersonPlus van jou over, wij bewaren een kopie in het dossier van de medewerker. Deze kopie wordt door de medewerker aangeleverd, bij het invullen van het medewerkersgedeelte van het inschrijfformulier, moet er een ID-bewijs worden ge-upload. Althans…tot nu toe…hier brengen de kleine lettertjes verandering in, hier ga ik verderop in dit blog op in.

Zorgplicht

Als laatste P heb je als werkgever zorgplicht, je moet ervoor zorgen dat al je werknemers (ook uitzendkrachten en zzp’ers) een identiteitsbewijs kunnen tonen op de werkvloer.

Wat staat in kleine lettertjes maar heeft grote gevolgen?

Sinds begin dit jaar is er iets toegevoegd aan de bewaarplicht, of beter gezegd, iets toegevoegd aan de paragraaf hierover in het handboek Loonheffingen.

In paragraaf 2.2 van dit handboek, dat aan het begin van ieder kalenderjaar wordt uitgegeven door de Belastingdienst, stond altijd het volgende: U dient een kopie van een geldig identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren.

Hier is echter een verduidelijking aan toegevoegd, namelijk de volgende zin: De werkgever moet de kopie daarvan zelf maken. De werknemer mag dus niet meer zelf een kopie aanleveren die de werkgever (of salarisadministrateur) vervolgens bewaart in het dossier van de medewerker.

Wat zijn hiervan de gevolgen voor jou als werkgever en hoe helpt PersonPlus je hierbij?

Omdat je de identiteit van de werknemer moet vaststellen aan de hand van diens originele ID-bewijs (let op, ID-bewijs of paspoort, geen rijbewijs) heb je dit toch in handen. Een kopie, foto of scan is dan snel genoeg gemaakt. PersonPlus heeft om het jou zo makkelijk mogelijk te maken, het inschrijfformulier nieuwe medewerker aangepast. Zodra je de werknemer inschrijft via het PersonPlus inschrijfformulier, word je vanaf nu gevraagd de kopieën van het ID-bewijs toe te voegen middels het uploaden daarvan. De werknemer zal in diens inschrijfformulier niet meer worden gevraagd een kopie toe te voegen. De verandering lijkt niet zo groot, maar let op…er komen nu ook nog 3 C’s bij de 3 P’s!

Naast de 3 P’s, ook nog 3 C’s:

• Controleer in geval van een buitenlandse medewerker goed welke documenten gebruikt mogen worden als ID-bewijs, gebruik hiervoor bovengenoemde tool van de arbeidsinspectie, waarmee je ook gelijk kunt vaststellen of de medewerker wel mag werken.
• Controleer of je kopie leesbaar is, en of je voor-en achterkant (in geval van paspoort van de harde bladzijde) hebt ge-upload. Er mogen geen gegevens onleesbaar worden gemaakt, er mag alleen eventueel een watermerk worden toegevoegd. Gebruik hiervoor alleen officiële apps, zoals bijvoorbeeld KopieID van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens
• Controleer regelmatig of je de kopietjes/ foto’s/ scans van ID-bewijzen hebt weggegooid. PersonPlus bewaart deze voor je, dus als je ze na het uploaden gelijk verwijderd, schend je de AvG niet en hoef je niet op bewaartermijnen te letten.

Twijfel je aan de echtheid van een document, of een medewerker wel is wie hij zegt te zijn of dat hij wel mag werken in Nederland? Vroeger bij rijles leerde je, bij twijfel, niet inhalen.

Dit geldt nu ook, bij twijfel, laat de medewerker niet starten met werken en vraag PersonPlus om hulp. De boetes die de Arbeidsinspectie kan opleggen zijn fors, dus beter voorkomen dan genezen door het opvolgen van de drie P’s, de drie C’s en het inschakelen van PersonPlus.

Meer weten? Lees ook mijn eerdere blogs over dit onderwerp!